Telefoniczna obsługa klienta wymaga od firmy dużego zaangażowania – należy stworzyć i przeszkolić odpowiedni dział oraz poświęcić mnóstwo czasu na kontakt z klientem. Nie zawsze jest to opłacalne – w takich sytuacjach warto zdecydować się na usługi firmy zewnętrznej, która zajmie się takimi zadaniami, jak obsługa reklamacji, help desk czy badania marketingowe. Jakie są korzyści takiego rozwiązania?

Obsługa reklamacji oraz pozostałe zadania związane z obsługą klienta

Dobry dział obsługi klienta to najlepszy sposób na zbudowanie pozytywnego wizerunku marki oraz wyróżnienie swojej firmy na tle konkurencji. Aby spełniał wszystkie oczekiwania oraz pracował wystarczająco wydajnie, firma powinna zatrudnić i przeszkolić konsultantów, którzy będą zajmowali się telefoniczną obsługą w pełnym wymiarze pracy. Niestety, wiąże się to z dużym kosztem i nie zawsze jest opłacalnym rozwiązaniem. W takim przypadku z pomocą przychodzi outsourcing – można oddelegować firmie zewnętrznej wszystkie działania, obejmujące m.in. obsługę reklamacji, badania marketingowe czy Help desk.

Call center to wyspecjalizowany zespół konsultantów, którzy zawodowo zajmują się telefonicznym kontaktem z klientem, zapewnią więc usługi na najwyższym poziomie. Mogą realizować wiele zadań, rozwiązując problemy klientów oraz udzielając im niezbędnych informacji. Dzięki temu firma zostanie odciążona od zadań, które nie są bezpośrednio związane z jej głównym celem, a przy tym zyska profesjonalny dział obsługi, który spełni oczekiwania każdego klienta.

Obsługa reklamacji – niezbędny dział w firmach zajmujących się dystrybucją

Przy sprzedaży wszelkiego typu sprzętu obsługa reklamacji jest absolutnie niezbędnym zadaniem, jaki powinna realizować firma. Zatrudniając do tego celu call center, zyskuje się fachową pomoc konsultantów, którzy zajmą się wszystkimi kwestiami związanymi z przyjmowaniem zgłoszeń odnośnie konieczności zwrotu lub wymiany towaru. Pracownicy poinformują dzwoniących o zasadach reklamacji oraz będą się z nimi kontaktować odnośnie postępów w ich sprawie.

Help desk oraz ogólna obsługa klienta – czy warto zdecydować się na outsourcing?

Help desk, czyli niezawodne wsparcie techniczne

Co więcej, niezbędny będzie także dział gwarancyjny, połączony ze wsparciem technicznym, czyli tzw. help desk. Konsultanci odpowiedzą na wszelkie techniczne pytania odnośnie produktu, pomogą rozwiązać problemy z urządzeniami, jeśli to możliwe, a także poinformują klientów o zasadach przyjmowania towaru do napraw gwarancyjnych. Będą także kontaktować się w sprawie postępu prac gwarancyjnych z klientami.

Badania ilościowe i jakościowe

Bardzo ważną kwestią są badania marketingowe – ilościowe i jakościowe. Dzięki odpowiednio opracowanym ankietom, firma może zyskać cenne informacje odnośnie potrzeb rynku, swojej grupy docelowej czy zadowolenia konsumentów, co pozwoli na skuteczniejsze zaplanowanie działań przedsiębiorstwa. Zespół konsultantów z firmy zewnętrznej zajmie się przygotowaniem ankiety, dostosowanej do potrzeb danej marki, przeprowadzi rozmowy telefoniczne z wybraną grupą klientów oraz podliczy wyniki, by przekazać gotowe informacje zleceniodawcy.

Monitoring płatności

Ważną usługą, na którą warto również się zdecydować, jest monitoring płatności. Polega on na sprawdzaniu przez pracowników zewnętrznej firmy, czy wszystkie faktury wystawiane klientom i kontrahentom zostały opłacone w wyznaczonym czasie oraz kontaktują się z nimi w razie zaległości. Monitoring należności pozwala usprawnić cały system płatności oraz zwalczyć problem z zalegającymi fakturami, co przełoży się na łatwiejszy rozwój przedsiębiorstwa.

Profesjonalna obsługa klienta to sukces marki

Zatrudnienie firmy zewnętrznej do telefonicznej obsługi klienta to najlepszy sposób na stworzenie profesjonalnego działu obsługi, który wiąże się z wieloma korzyściami dla firmy. Najważniejsze z nich to:

  • brak konieczności zatrudniania i szkolenia nowych osób, by stworzyć osobny dział w swojej firmie,
  • marka może skupić się wyłącznie na swoich głównych celach,
  • wzrasta zaufanie do marki poprzez sprawną i miłą obsługę klienta,
  • wysoka jakość obsługi dzięki kontroli konsultantów przez trenera oraz możliwość przeprowadzenia kontroli nagranych rozmów przez zleceniodawcę.