Monitorowanie służbowej skrzynki pocztowej przez szefa może wydawać się naruszeniem prywatności. Kontrolowanie swojej firmy w ten sposób to często objaw braku zaufania w stosunku do pracowników. Jednak powody pracodawcy mogą być zupełnie inne. Zatem, kiedy posiada on prawo do czytania korespondencji innych osób w przedsiębiorstwie?
Kontrola służbowej skrzynki pocztowej
Wprowadzenie RODO doprowadziło do pewnych zmian w Kodeksie Pracy, co miało na celu uregulować przepisy prawne dotyczące monitorowania pracowników. Jeśli chodzi o kontrolę służbowych wiadomości, warunki takiego działania także są jasno określone. Jedynie, gdy wszystkie z nich zostały spełnione, pracodawca może monitorować korespondencję swoich pracowników. Jednak taka kontrola nie jest nieograniczona – co ważne, wciąż obowiązuje tajemnica korespondencji. Do monitorowania dojdzie w sytuacji, kiedy w ocenie szefa będzie to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz do właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi pracy. Powód kontrolowania służbowej skrzynki pocztowej musi być więc uzasadniony takimi przesłankami. Przykładowo pracodawca może zdecydować się na sprawdzenie wiadomości pracownika, aby sprawdzić, czy jest on w stanie wykonać wszystkie powierzone mu zadania w określonym czasie i zweryfikować, czy ich liczba zbyt go nie obciąża. Inną sytuacją, kiedy dojdzie do kontroli, jest chęć prześledzenia działań osób zatrudnionych, dzięki czemu można stwierdzić, czy w czasie pracy nie korzystali np. z zabronionych stron internetowych.
O czym należy pamiętać?
Wykonując swoje obowiązki w pracy, należy pamiętać, że wykorzystuje się do tego sprzęt, który należy do pracodawcy – zarówno komputer, jak i służbowa skrzynka pocztowa. Często w wysyłanych wiadomościach w stopce umieszczone są nie tylko dane pracownika, ale także informacje o firmie. Z tego powodu wszystkie maile powinny spełniać określone warunki, dzięki którym nie dojdzie np. do pogorszenia wizerunku całego przedsiębiorstwa. Zatem sprawdzenie skrzynki pocztowej przez pracodawcę może okazać się przydatne, gdy obawia się on, że mogło dojść do takiego naruszenia.
Urząd Ochrony Danych Osobowych zaznaczył, że w przypadku przeprowadzenia kontroli służbowej skrzynki pocztowej pracownicy muszą zostać przed tym poinformowani. Pracodawca powinien zaznaczyć, jaki jest cel, zakres oraz sposób takiego monitorowania. Takie informacje należy umieścić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie lub w specjalnym obwieszczeniu. Poza tym pracodawca może także wysłać taką wiadomość do każdej z zatrudnionych osób za pośrednictwem maila czy inne komunikatora internetowego używanego w firmie. Jednak jego obowiązkiem jest poinformowanie o sprawdzaniu poczty nie później niż 2 tygodnie przed przeprowadzeniem kontroli. Wszystkie te warunki obowiązują również wszelkie inne narzędzia wykorzystywane do wewnętrznej komunikacji między pracownikami.
Wiadomości prywatne
Kluczowe jest, aby nie naruszyć tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych wszystkich osób zatrudnionych w firmie. Z tego powodu pracodawca nie może zakładać, że wszystkie wiadomości w skrzynce pocztowej będą dotyczyły pracy. Dlatego, jeśli np. w tytule poszczególnych maili znajdzie się komunikat typy „wiadomość prywatna”, należy traktować je jak każdą inną korespondencję o charakterze niesłużbowym. Wówczas pracodawca nie ma prawa sprawdzić takich maili, choć znajdują się w skrzynce pracowniczej. Jeśli dojdzie do takiego naruszenia, poszkodowany może ubiegać się o odszkodowanie z tytułu naruszenia dóbr osobistych pracowników. Z tego powodu warto wprowadzić specjalne oznaczenia w tytułach, dzięki którym będzie jasno określone, które wiadomości mają charakter prywatny, a które w pełni służbowe. Jednak należy pamiętać, że pracodawca ma prawo upomnieć pracowników i przypomnieć o tym, że wybrane narzędzie do komunikacji powinno być wykorzystywane wyłącznie w sprawach związanych z obowiązkami pracowniczymi. Najlepszym rozwiązaniem jest więc niekorzystanie ze służbowych platform komunikacyjnych w celach prywatnych, co pomoże zaoszczędzić zbędnych problemów.
