Jeszcze kilka lat temu, aby zarezerwować pokój w hotelu, trzeba było dzwonić pod wskazany numer telefonu lub wysyłać maile z zapytaniem. Takie postępowanie było czasochłonne, dlatego obecnie korzysta się z zupełnie innych rozwiązań. Dynamiczny rozwój internetu sprawił, że zdecydowana większość hoteli korzysta z systemów rezerwacji online.
Nowoczesne systemy rezerwacji to zaawansowane technicznie oprogramowanie komputerowe, które umożliwia dokonywanie rezerwacji w sposób całkowicie automatyczny, w czasie rzeczywistym. Automatyzacja procesu rezerwacji pozwala znacznie ograniczyć koszty zatrudnienia pracowników. Wykluczenie czynnika ludzkiego z procesu rezerwacji wpływa również na zmniejszenie ilości błędów.
Wśród produktów dostępnych na rynku znaleźć można systemy rezerwacji GDS oraz CRS. Globalny system rezerwacji GDS przeznaczony jest przede wszystkim dla firm działających w branży turystycznej. Dzięki niemu pośrednicy sprzedający usługi turystyczne mogą w czasie rzeczywistym sprawdzać ofertę poszczególnych hoteli, z którymi współpracują i wybierać dla swych klientów najlepsze w danym momencie rozwiązania. W systemie CRS pośrednicy zostają pominięci. Rozwiązanie to pozwala klientom samodzielnie dokonywać rezerwacji w wybranym przez siebie hotelu. System CRS również działa w czasie rzeczywistym, dlatego przedstawiana w danym momencie oferta jest zawsze aktualna.
Najważniejsze cechy dobrych systemów rezerwacji
Dobry system rezerwacji powinien spełniać kilka warunków. Przede wszystkim musi być przejrzysty oraz prosty w obsłudze. Niezwykle ważna jest intuicyjność interfejsu, umożliwiająca komfortowe korzystanie z serwisu. W związku z dynamicznym rozwojem urządzeń mobilnych serwis powinien być kompatybilny nie tylko z komputerami, ale również i smartfonami. Smartfony stały się dla wielu osób podstawowym narzędziem pracy, dlatego prawidłowa obsługa urządzeń mobilnych jest niezwykle ważna. Dobre systemy rezerwacyjne powinny pracować szybko i niezawodnie. W związku z tym, że podczas dokonywania rezerwacji klienci często podają swoje dane osobowe i dokonują wpłaty zaliczek, istotne znaczenie ma bezpieczeństwo całego serwisu. Wszystkie wrażliwe dane klientów powinny być szyfrowane, tak by nie miały do nich dostępu osoby nieuprawnione.
Ciekawą opcją, w którą wyposażone są najlepsze systemy rezerwacji, jest tzw. asystent dostępności. Klient, który nie znalazł interesującego go pokoju w wybranym przez siebie terminie, otrzymuje propozycję dokonania rezerwacji w innym okresie. Dzięki tej usłudze klient nie musi rezygnować z usług wybranego przez siebie hotelu i może na bieżąco sprawdzać dostępność pokoi.
