Za pewnie nikt nie byłby w stanie polemizować z tezą, że podstawą dla zachowania komfortu pracowników, jest czyste i uporządkowane biuro. Jaką mamy jednak pewność, że osoby zajmujące się sprzątaniem są odpowiednio wykwalifikowane, a firma należycie przygotowana do świadczenia usług tego typu?
Dobra kadra pracowników gwarantem jakości
Obecnie, bez względu na miejsce stacjonowania firmy, czy jest to Warszawa, Poznań, Kraków, czy też Łódź usługi sprzątające są podstawą. Trzeba jednak pamiętać, że współprace powinno podejmować się wyłącznie ze specjalistami. Wówczas, mamy gwarancję odpowiednich kwalifikacji personelu oraz ich wiedzy na temat technologii. Wbrew pozorom, utrzymywanie porządku w dużych przestrzeniach biurowych, wymaga posiadania wiedzy z różnego zakresu. Jeżeli jakiekolwiek preparaty zostaną źle dobrane do czyszczenia powierzchni, które są delikatne, może dojść do ich uszkodzenia, a wówczas zostaniemy pociągnięci do kolejnych kosztów. Aby zatem takich sytuacji uniknąć, firma sprzątająca powinna ubezpieczać swoje usługi od odpowiedzialności cywilnej.
Środki bezpieczeństwa
Ekipa sprzątająca, powinna posiadać wiedzę, dotyczącą wszelkich procedur związanych z zachowaniem czystości w pomieszczeniach sanitarnych i o bardzo wysokim reżimie higieny. Wówczas, niezbędna jest znajomość wszelkich procedur, jakie panują chociażby w szpitalach. Personel musi być przeszkolony pod kątem wykorzystywanych technologii. Powinien wiedzieć, w jakich proporcjach i w jakim stężeniu, stosować wszelkie środki, aby osoby przebywające w pomieszczeniach były bezpieczne, a działania w pełni skuteczne.
Firma sprzątająca godna zaufania
Podstawą jest oczywiście stawianie tylko na pracowników doświadczonych, którzy przeszli wcześniej wnikliwy proces rekrutacji. Aby jednak firma była w pełni bezpieczna, poprośmy o referencje i ukazanie zaświadczenia o niekaralności. W każdym przypadku, należy weryfikować fakt, czy konkretni pracownicy są zatrudnieni legalnie. Jako, że osoby sprzątające mogą swobodnie przebywać na terenie firmy, zleceniodawca powinien posiadać wiedzę na temat profilu tych osób i mieć możliwość łatwego kontaktu z nimi. Jest to o tyle ważna kwestia, ponieważ najczęściej usługi sprzątania świadczone są, kiedy biuro już nie funkcjonuje. Wówczas, nie ma możliwości zapewnienia odpowiedniego nadzoru i wglądu w to, do czego ma dostęp ekipa sprzątająca.
Dobrym sposobem jest opracowanie swoistego harmonogramy prac z kontrolą dostępu. Zwłaszcza, w przypadku wrażliwych pomieszczeń, gdzie funkcjonuje ewidencja kluczy oraz listy osób sprzątających i członków administracji. Dokument w takiej postaci, firma sprzątająca może dostarczy razem z umową, wykazem posiadanych narzędzi i środków chemicznych, jak i grafikiem sprzątania.
Polityka czystego biurka
Bardzo ważne, jest zachowywanie najwyższych standardów, jeżeli chodzi o względy poufności danych. Pamiętajmy jednak, że procedury wewnętrzne dotyczące bezpieczeństwa, obejmują także pracowników biura. Polityka czystego biurka oznacza, że wszystkie istotne dokumenty, muszą być zabezpieczone w odpowiedni sposób, schowane w szafach i zamknięte na klucz. Jeżeli mowa o danych elektronicznych w komputerach, powinny być one zabezpieczone odpowiednim hasłem dostępu.
Bez względu na zaistniałą sytuację, etyka zawodu pracownika firmy sprzątającej, nakazuje mu zachować dyskrecję oraz tajemnicę, na temat wszelkiego rodzaju informacji, z jakimi tylko ma styczność na sprzątanych biurkach, lub w pojemnika na śmieci. Nawet mając jakikolwiek, przypadkowy kontakt z danymi, dochodzi już do swojego rodzaju ich przetwarzania. Rekomenduje się, aby pracownicy firmy sprzątającej, zanim jeszcze wejdą na teren biura, podpisywali się pod stosownym oświadczeniem. Powinni także być odpowiednio przeszkoleni, z zakresu postępowania w wyżej opisanej sytuacji. Zagwarantować to, musi podwykonawca w ramach umowy.
