Coraz częściej na rynku można zetknąć się z firmami oferującymi outsourcing kadr i płac. Firmy takie oferują także archiwizację dokumentów. Na czym polega ta usługa i czy jest w ogóle bezpieczna? Zapraszamy do zapoznania się z najważniejszymi informacjami o archiwizacji dokumentów.
Outsourcing kadr i płac – oferta modna i korzystana
Archiwizacja dokumentów jest jedną z usług firm oferujących outsourcing płac i kard. Warto zatem powiedzieć kilka słów o tym, w jaki sposób firmy te organizują swoją prace w ramach pomocy księgowej i prawnej. Otóż, okazało się, że wiele firm potrzebuje profesjonalnego wsparcia w zakresie księgowości. Nie każda firma może pozwolić sobie na stworzenie osobnego etatu księgowego. Wtedy dobrym rozwiązaniem jest outsourcing płac oraz kadr. W ramach usługi firma zewnętrzna zajmuje się kontaktami z urzędami skarbowymi i innymi, obliczaniem wynagrodzeń dla pracowników, naliczaniem składek na ubezpieczenie oraz składek zdrowotnych, opracowywaniem różnorodnych dokumentów, regulaminów. To wszystko sprawia, że wiele firm o różnych profilach bardzo często korzysta z takiej pomocy.
Jeżeli chodzi o usługi związane z dokumentacją firmową, to jest ich naprawdę wiele. Poniżej przedstawiamy kilka możliwości do wyboru.
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów
Archiwizowanie dokumentów jest usługą, którą można podzielić na kilka etapów. Poniżej przedstawiamy niektóre z usług oferowanych najczęściej. Oczywiście klient może wybrać te usługi, które są mu najbardziej potrzebne.
Po pierwsze archiwizowanie dokumentów, a zatem segregowanie dokumentów, klasyfikowanie ich oraz usystematyzowanie w taki sposób, aby żaden z pracowników nie miał najmniejszego problemu z odnalezieniem potrzebnego w danej chwili dokumentu.
Po drugie depozyt dokumentów - na co decyduje się coraz więcej firm. Niewielka ilość miejsca w biurze, brak warunków na przechowywanie lub złe oznaczenie dokumentów bardzo utrudniają codzienne funkcjonowanie. Dlatego możliwość składowania dokumentów w innym, zewnętrznym i w pełni bezpiecznym miejscu jest doskonałym rozwiązaniem.
Po trzecie, porządkowanie dokumentów – często to właśnie brak porządku w dokumentach przysparza bardzo wielu problemów. Dlatego wiele firm oferuje usługę porządkowania ich, klasyfikowania i usystematyzowania w taki sposób, aby nikt więcej nie miał żadnych problemów z odnalezieniem najpotrzebniejszych w danej chwili ważnych papierów firmowych.
Po czwarte niszczenie dokumentów – co potrzebne jest zwłaszcza tym formom, w których porządki w dokumentach już dawno nie były robione. Dzięki niszczeniu dokumentów można bezpiecznie usunąć te, które nie są już potrzebne. Dobre firmy oferują możliwość usunięcia także dokumentów na nośnikach.
Po piąte digitalizacja dokumentów – archiwum medyczne, faktury, ankiety, zdjęcia, mapy – wszystkie dokumenty mogą zostać digitalizowane. Cyfrowa forma pozwala na wygodne i bezpieczne ich przechowywanie, zwłaszcza kopii dokumentów oryginalnych, możliwość łatwego odnajdywania dokumentów. Digitalizacja zwiększa także bezpieczeństwo i pozwala uzyskać więcej miejsca na półkach w firmie. Skanowanie dokumentów w Warszawie to usługa coraz popularniejsza. Być może warto zastanowić się, czy właśnie Twoja firma jej nie potrzebuje? Dobrze zorganizowane archiwum dokumentów do rozwiązanie niezwykle wygodne.
Wszystkie usługi dotyczą każdego rodzaju dokumentów. Digitalizacja zbiorów, map, zdjęć, archiwum medyczne, klasyczne faktury, zgody, ankiety – dobre firmy zajmujące się outsourcingiem płac i kadr są przygotowane na działania związane z archiwizacją wszelkich dokumentów.
